6 Zat Untuk Pertemuan Yang Berarti Dan Produktif

6 Zat Untuk Pertemuan Yang Berarti Dan Produktif

Konferensi yang bermakna bisa dilakukan, rapi, dan berhasrat untuk menjadi tujuan setiap eksekutif. Banyak dari kita menjelaskan konferensi mendasar adalah sebuah oxymoron, dan mereka memiliki level. Analisis mengungkapkan secara konsisten bahwa hampir semua konferensi merusak waktu dan menentukan harga fundamental. Biaya evaluasi yang kecil lebih dari 75% konferensi merusak waktu. Mengadakan Klu, sebuah perusahaan konsultan pelatihan dan perusahaan menemukan bahwa konsultan kehilangan 31 jam dari bulan ke bulan karena konferensi yang tidak produktif. Selain itu, mereka menagih bahwa dari sebelas juta konferensi yang diadakan di AS setiap hari, setengahnya adalah konferensi yang sia-sia.

Konferensi yang sia-sia yang sia-sia meningkatkan keefektifan dan moral pribadi serta memperkuat produktivitas perusahaan yang luas. Saya perkirakan minimal setengah dari ratusan konferensi yang saya hadiri di tempat kerja, gereja, dan di tempat lain, diyakini tidak perlu. Kita mungkin bisa percaya bahwa melakukan hasil yang lebih baik tanpa pertemuan sementara tidak lagi menghalangi hubungan.

Kita harus berusaha membantu konferensi-konferensi mendasar dan memikirkan epidemi konferensi-konferensi yang tidak berarti. Selalu berbuat salah dalam rute untuk tidak lagi melestarikan pertemuan. Tanpa suara, seperti yang saya terapkan di bawah ini, paling sering kita layak bertemu. Sementara itu, di sini ada enam bagian yang ingin membantu konferensi mendasar. Bahkan seandainya mereka tidak lagi lengkap, ketika diikuti, kemungkinan hasil yang jelas akan menguat secara drastis.

Substansi Pertemuan yang Berarti

Beberapa dasar ini akan menjadi asal mula bagi para peserta untuk menjadi menguntungkan di majelis dan mengikuti, dan dapat dengan tenang meringankan produktivitas masyarakat:

  1. Convener
  2. Motif
  3. Jadwal acara
  4. Undangan yang ditargetkan
  5. Inisiasi & Jeda Mesin Virtual & Etiket Majelis
  6. Pengontrol lalu lintas udara

Convener

Para penyelenggara percaya bahwa tanggung jawab untuk menjadikan konferensi sebagai hal mendasar untuk membangun hasil-hasil tertentu dengan ramah, dan penuh kasih sayang. Para pengurus atau delegasi mereka mengorganisir konferensi-termasuk menetapkan tujuan, agenda, dan hasil yang diantisipasi, dengan orang-orang terkait. Mereka menjadi jelas jika kita mengajukan sorotan dan mengambil tindakan yang diinginkan, namun mereka mencapai tidak lagi menerima kegiatan ini sendiri – mereka hanya menjadi jelas orang lain mencapainya.

Penyelenggara menginginkan seseorang untuk membantunya mencari proses di beberapa tingkat majelis. Tanpa bidang untuk teknik, beberapa dari kita akan mendominasi, dan diskusi bergegas masalah. Kita wajib menyadari bahwa teknik menentukan output.

Motif

Sekarang tidak semua konferensi percaya penyebab yang sama. Atau, setiap majelis fundamental akan layak untuk mempercayai suatu alasan. Ada minimal tiga kelas perakitan: berbagi file, akuntansi dan atau pelaporan, dan pengaturan pesanan. Mengapa ada orang yang mengadakan pertemuan tanpa alasan yang jelas? Secara total, pertemuan adalah metodologi yang dapat diterima bagi beberapa orang untuk menunda-nunda keputusan yang penuh bunga. Sebagai alternatif, pemrakarsa, dan tampaknya beberapa orang, mengetahui penyebabnya, namun mencapai tidak lagi mengungkapkannya kepada orang lain di muka karena itulah metodologi yang terjadi dalam komunikasi yang buruk itu adalah norma.

Dalam kebanyakan kasus, kita memanggil konferensi karena perilaku. Mereka lega setiap minggu dan konferensi lainnya karena itu telah terjadi selama bertahun-tahun. Dan tidak ada yang bertanya, mengapa. Saya membatalkan undangan menjadi penatua di sebuah gereja. Pendeta menyebutkan bahwa mereka mengadakan pertemuan para penatua mingguan, dan saya bertanya mengapa. Respons saya membuatnya gelisah. Mengapa saya tidak tahu lagi? Tanpa suara, saya sebutkan, mengapa kita pantas bertemu setiap minggu? Jawabannya: Itulah yang kami yakini terus dilakukan. Saya menolak undangan itu.

Pertemuan Mengukur di Jepang

Saya mengamati dua variasi antara konferensi industri di sana dan di Barat. Pertama, sebagian besar konferensi itu dianggap mendasar, namun panjang , tidak lagi seperti di sini konferensi membangun tidak ada artinya dan panjang .

2d, pada total di Asia, mereka melatih Anda penyebab maju konferensi order-memperbaiki. Kemudian, mereka mengundang orang-orang yang memiliki gagasan orisinal di pertemuan itu. Di sini di Barat, banyak orang mencapai konferensi yang tidak siap, namun siap untuk menyampaikan pandangan mereka.

Ketiga, masyarakat memperhatikan ketika setiap orang berbicara, dengan serius berterima kasih kepada para penatua dan hierarki. Para kontributor mendengarkan satu sama lain dan menyusun kontribusi masing-masing. Di Barat, ketika satu individu berbicara, yang lain tidak lagi mendengarkan, tetapi tetap memikirkan pernyataannya, yang mungkin tidak ada kaitannya dengan apa yang segera disebutkan dengan benar.

Di Barat, paling terus-menerus Anda mencapai tidak tahu tujuan majelis sampai setelah dimulai. Berkali-kali undangan itu tidak lagi menghadirkan kepribadian majelis. Atau, di perakitan, kami bersaing untuk airtime. Dari kita mencapai tidak lagi mengambil merek untuk setiap persepsi orang lain dengan pikiran yang dimulai. Sebagai gantinya, kami menyela satu sama lain di tengah kalimat untuk menambahkan pandangan kami, bahkan ketika itu tidak lagi percaya pada tingkat pembicara.

Di Jepang, kami menguraikan dan menyetujui penyebab perakitan pada awalnya. Kemudian kami fokus pada memperbaiki urutan. Semua orang tidak lagi bersaing untuk mendapatkan airtime. Atau, saya menemukan passe peta ini dalam file sharing dan konferensi akuntansi. Sebagai contoh, saya dulu begitu berada di dewan dua firma publik Timur dan kelangkaan arsip yang diberikan kepada pemegang saham dan singkatnya konferensi pemegang saham membuat saya takjub.

Agenda Pengadaan Rapat yang Bermakna

Kendaraan yang tepat untuk mengklarifikasi tujuan majelis adalah agenda yang dibuat dengan hati-hati, dengan waktu mulai dan berakhir. Ia ingin menjadi item yang jelas dan komprehensif untuk dialog: idealnya, dengan waktu yang dimulai dan berakhir untuk setiap item agenda. Selain itu, bisa juga biaya yang cukup baik untuk individu atau orang untuk menyalahkan untuk setiap item dan hasil perakitan yang diantisipasi. Secara total kami menggunakan waktu pada beberapa item prinsip, terutama jika mereka non-kontroversial, dan meninggalkan final, terlepas dari signifikansi mereka.

Undangan Bertarget

Dari kita yang mengulurkan tangan konferensi keinginan motif untuk mengulurkan tangan. Jika sesi adalah untuk mengumpulkan file atau mendapatkan studi dari orang lain, kontributor yang paling efisien yang terkait dengan hal-hal itu mungkin juga baik-baik saja. Ketika sesi untuk menyelesaikan komplikasi, skala dan undangan akan berbeda sesuai dengan urutan. Sesi-sesi ini perlu perencanaan yang hati-hati dan seorang penampil yang terampil harus jelas setiap orang menjelaskan pandangannya tanpa gangguan. Kita harus mendengarkan, mendengar, dan mengingat apa yang dikatakan pembicara sebelum memberikan saran mereka. Adalah wajib bahwa orang tahu pandangan orang lain sebelum berdebat dan mengabaikan mereka.

Berikut adalah hal-hal prosedural untuk membantu kami tetap fokus pada beberapa tingkat sesi pengaturan pesanan.

  1. Mencetak sepenuhnya, proposal tertentu sebelum berdebat.
  2. Bedakan diskusi klarifikasi dari tantangan menjadi substansi.
  3. Gantung satu proposal ke depan untuk pindah satu sama lain.
  4. Convener mungkin juga baik dan tenang pendekatan out-of-the-box yang memesan reputasi quo; jangan pernah menekan diskusi sampai semua orang mengerti urutannya. Proposal yang tidak teratur mungkin merupakan premis untuk resolusi tersebut; mencapai tidak lagi menahan mereka dengan benar karena mereka tidak normal.
  5. Tidak ada orang yang bisa melakukannya, mungkin juga diskusi monopoli yang tenang.
  6. Convender berkeinginan untuk peka terhadap berbagai macam kepribadian: beberapa orang perlu dorongan untuk menyuarakan pandangan mereka.
  7. Majelis bisa juga mungkin juga cukup tenang menyetujui item plod: Seseorang bisa juga mungkin juga adil tren kunci file dan khususnya mendaftar kegiatan untuk setiap proposal termasuk yang berikut:
    • Siapa – tanggung jawab atas alur tertentu
    • Apa – sifat plod
    • Kapan – waktu saran berikutnya
    • Biaya – sumber sumber wajib sampai saran selanjutnya

Bahkan seandainya banyak barang-barang di atas memperhatikan semua konferensi, mereka sangat penting di beberapa tingkat majelis memperbaiki kesedihan.

Inisiasi & Jeda Mesin Virtual & Etiket Majelis

Ketika pemrakarsa atau orang lain memanggil majelis, undangan mungkin bisa juga mengisi waktu terbuka dan jeda, dan waktu serta tanggung jawab untuk setiap item agenda. Perakitan bisa juga mungkin juga tenang tidak lebih lama dari 45 menit sampai satu jam-dan bisa tenang mengikuti waktu yang diberikan.

Menjuntai tidak lagi mengaktifkan peserta yang tidak tergesa-gesa. Hadir semua undangan bahwa majelis akan terbuka pada waktu yang ditentukan, sehingga setiap orang ingin berada di sana sebentar sebelum menjadi terbuka dan tepat waktu – dan mengikuti waktu yang ditentukan. Pada dasarnya komponen yang paling ofensif yang saya anggap terjadi dalam konferensi dan acara adalah ketika penyelenggara mengatakan bahwa dia akan melegakan ekstra dari kita untuk ditutup. Itu penghinaan bagi kami yang tiba tepat waktu dan hanya mendorong budaya yang ceroboh dan terlambat.

Konferensi yang bermakna berarti menghemat waktu dan etiket perakitan berikut:

  • Tidak ada orang yang terlambat datang
  • Tidak ada pembicaraan di telepon seluler atau diskusi segi dalam ruangan
  • Jika seseorang meninggalkan ruangan untuk menelepon atau berkonsultasi dengan seorang kolega di aula, ia tidak lagi diizinkan untuk mendapatkan bantuan
  • Tidak ada diskusi ekstra: waktu yang dihabiskan harus fokus pada item agenda di bawah dialog
  • Majelis akan berhenti tepat waktu dan setiap masalah akan menerima waktu yang direncanakan
  • Tidak ada gangguan — setiap orang harus menghentikan pikirannya dan tidak seorang pun harus menyela. Tambahan, komentar berikutnya harus berkonsultasi dengan salah satu pernyataan terbaru tanpa penyelenggara memutuskan untuk meneruskan ke masalah mudah.
  • Semua orang asli berharga dan pandangannya disambut dan didorong – tidak ada orang yang tampaknya akan memonopoli diskusi.

Dalam “konferensi yang sedang berlangsung” (kelas saya), saya menyampaikan bahwa siswa saya berada di ruang belajar lima menit sebelum waktu buka. Mahasiswa yang tidak lagi tepat waktu dapat masuk pada tingkat tertentu dari durasi atomisasi, namun tidak lagi saat kategori sedang dalam sesi. Murid-murid saya menerimanya dan tepat waktu 99,99% dari waktu.

Rapat Yang Berarti Menginginkan Pengawas Lalu Lintas Udara

Seseorang yang mencoba mengambil alih diskusi adalah salah satu yang paling halus namun wajib dicegah. Secara total, penyelenggara atau ketua tidak lagi fokus pada proses tersebut, jadi kami menerima materi yang salah. Tentang orang-orang mengendalikan diskusi, dan pertemuan berakhir tanpa mencapai tujuannya. Sangat penting sang penyelenggara memilih seseorang untuk membantu agar mereka tidak memiliki waktu tayang yang jelas bagi mereka yang memiliki file yang diinginkan. “Pengawas lalu lintas udara” atau konsultan proses (konsultan) adalah individu untuk mencapai hal ini.

Konsultan Penugasan

Ketika tingkat hobi paling efisien pada hasilnya, orang-orang yang ketakutan dan orang lain yang tidak lagi berhasrat untuk berebut waktu tayang tidak akan tetap berhubungan. Orang lain akan membahas, namun akan menawarkan kecil. Seorang konsultan proses yang duduk di samping penyelenggara untuk memfokuskan tingkat pada teknik dan menginformasikan pertemuan, tanpa gangguan, tentang masalah-masalah proses menyimpang adalah wajib untuk pertemuan yang bermakna. Sementara orang yang mengadakan pertemuan memberikan hasil jeda, konsultan tampaknya pada teknik untuk menjadi jelas waktu udara yang luas bagi orang-orang yang perlu memberikan kontribusi. Konsultan akan mencari di bahasa tubuh, non-verbal, orang-orang berbicara terlalu signifikan, dari kita berusaha untuk tetap berhubungan tetapi tidak dapat, dan sebagainya.

Tujuan konsultan itu halus karena ia tidak lagi menjadi bagian dari diskusi, namun ia mencoba untuk mempromosikan, melalui penyelenggara, sebagian besar berbagi di dalam negeri. Seorang konsultan yang berpengalaman dengan benar akan mencari terburu-buru diskusi dan menjadi orang-orang yang jelas yang mungkin bisa menjadi pembicara untuk tetap berhubungan, namun siapa yang ingin tetap berhubungan, memberikan pandangannya tentang isu-isu sentral. Perjalanan saya adalah bahwa orang-orang yang dicadangkan dari kami ini percaya bahwa salah satu pengaruh nyata yang paling murah terhadap hasil sidang.

Saat Menjuntai Kami Ingin Bertemu

Pada saat ini, kami percaya banyak program untuk bertemu secara elektronik. Kami harus belajar bahwa kami tidak lagi bertemu karena itu berguna, dan kami tidak lagi pantas untuk meninggalkan kantor kami. Pada dasarnya, seperti yang saya sebutkan sebelumnya, ada tiga kelas konferensi yang bergunung-gunung, di luar konferensi tatap muka, satu lawan satu: berbagi file, pelaporan pertanggungjawaban atau pertanggungjawaban, dan pengaturan pesanan. Tanpa suara, di depan majelis, orang-orang mungkin juga bisa tenang memprediksi pertanyaan-pertanyaan berikut:

  1. Mengapa kita layak bertemu?
  2. Apakah kita perlu saling mempengaruhi?
  3. Apakah kita akan dengan pasti memberi tahu kita apa yang bisa mereka baca dengan mudah?
  4. Akankah kita layak bekerja sama untuk mencapai dengan saran?
  5. Apakah kebersamaan menjadi berharga?
  6. Menjuntai begitu banyak orang layak bekerja bersama satu sama lain?
  7. Bagaimana jika kita tidak bertemu lagi?
  8. Apakah ini konsumsi ideal dari waktu kita mengakui bahwa mengurangi keinginan peserta menghemat waktu untuk semua orang yang hadir dan tidak lagi hadir?

Nol Pengecualian Perangkat Elektronik Untuk Mengambil Ulang

Untuk memperluas kesempatan perakitan mendasar, kita mungkin juga bisa tenang tidak lagi mengaktifkan perangkat elektronik di ruangan dengan pengecualian pengambilan saat ini. Mereka yang “menatap panggilan” mungkin juga mungkin cukup tenang tidak lagi membantu. Aturan praktis ingin langsung: Setiap kali ada kemungkinan Anda akan diundang ke majelis, kita perlu perhatian total. Setiap kali Anda mencari file dari seseorang untuk menghubungi Anda di beberapa tingkat majelis, kami dapat memaafkan Anda dari majelis dan bertemu dengan orang-orang yang menarik dan dalam reputasi sebagai yang asli.

Untuk memperluas kesempatan perakitan mendasar, kita mungkin juga bisa tenang tidak lagi mengaktifkan perangkat elektronik di ruangan dengan pengecualian pengambilan saat ini. Mereka yang “menatap panggilan” mungkin juga mungkin cukup tenang tidak lagi membantu. Aturan praktis ingin langsung: Jika seseorang mengundang Anda ke pertemuan, mereka perlu perhatian penuh. Jadi, segera setelah Anda mencari file dari seseorang untuk menghubungi Anda di beberapa tingkat majelis, permisi dari majelis dan prediksi orang lain untuk mempercepat Anda pada hasilnya. Paling efisien dari kita yang menarik dan dalam reputasi untuk menjadi asli, mungkin juga mungkin adil membantu.

Perusahaan bantuan konferensi yang bermakna berubah menjadi sangat dinamis. Sesi ini dapat menginspirasi pekerja. Setiap CEO mungkin juga mungkin akan meningkatkan mereka. Kereta itu bersemangat. Dari kita berkumpul bersama tanpa tujuan yang benar selain untuk bertemu, berasal dari kehancuran, biaya, dan semangat juang.

Untuk menjadi jelas, kita membutuhkan banyak konferensi tatap muka berkat perlunya interaksi manusia. Sebagai alternatif, kita mungkin juga dapat dengan tenang memprediksi apakah kita membutuhkan semua konferensi yang kami harap dapat membantu. Selain itu, kita bisa juga mungkin dengan tenang meramalkan perlunya mengadakan konferensi yang diselenggarakan orang lain dan mengundang kita untuk membantu, terus menyarankan keputusan yang dapat diterima.

Leave a Reply

Your email address will not be published.